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vendredi 28 juil. 2017
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La Gestion Électronique de Documents

Qu'est-ce qu'une GED ?

La GED, Gestion Electronique de Documents, ou GEIDE, Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants est un ensemble
de techniques et d'outils qui permettent de classer, gérer et stocker des documents. La GED apporte à la fois :

  • la capacité de décentraliser les traitements,
  • la sécurité (limitation de la circulation de l'original, verrouillage d'accès, etc.),
  • des économies importantes : temps de recherche, l'accès sélectif, l'enrichissement des compétences de l'organisation.

Concrètement cela représente pour l'entreprise :

  • Identifier et mieux satisfaire les attentes des clients grâce à l'enregistrement et au partage des informations,
  • Mémoriser toutes les données de l'entreprise et favoriser la traçablité,
  • Améliorer le suivi qualitatif et quantitatif et faciliter la politique d'amélioration permanente.

Objectifs à atteindre avec une GED

La mise en place d'une GED permet ainsi d'obtenir plusieurs objectifs :

  1. Supprimer les opérations sans valeur ajoutée (P.P.J.),
  2. Retrouver n'importe quel(s) document(s) en moins d'une seconde,
  3. Gérer / Sécuriser la « mémoire » de l 'entreprise,
  4. Publier / Communiquer,
  5. Libérer de la place,
  6. Développer de nouvelles possibilités de traitement de l'information.

But 1 : Supprimer les opérations sans valeur ajoutée (P.P.J.)

  • Classer un document.
  • Rechercher un document courant.
  • Photocopier / Publier un document.
  • Archiver un document.
  • Rechercher un document archivé.

But 2 : Retrouver n'importe quel(s) document(s) en moins d'une seconde

  • Chercher le(s) document(s) comportant : ce nom, ce montant, ce repère, ces côtes dimensionnelles, en fait n'importe quel mot d'un document.
  • Chercher par des index, en croisant les index : exemple : AR + BL + FA +…

But 3 : Gérer / Sécuriser la « mémoire » de l 'entreprise.

  • Un seul dossier pour toute l'entreprise au lieu de n dossiers plus ou moins complets.
  • Les bandes magnétiques sont stockées à l'extérieur de l'entreprise.
  • Le format de stockage des documents, c'est-à-dire le format « image » du fax (TIF), permet d'assurer la lecture des documents sur le long terme.

But 4 : Publier / Communiquer

  • Fax, e-mail, impression par un simple « clic » de souris, d 'un document conforme à l 'original
  • Possibilité d 'envoi automatique des A.R., factures, … par e-mail
  • Possibilité de mettre en ligne les documents pour les clients, les fournisseurs, etc…
  • Création de disque CDROM avec un ensemble de documents

But 5 : Libérer de la place.

  • Moins de papiers
  • Moins de dossiers
  • Moins d'armoires
  • Moins d'archives
  • Et plus de place, de surface, d'efficacité

But 6 : De nouvelles possibilités de traitement de l'information :

  • Archivage des annulations et/ou des modifications sans programmation supplémentaire.
  • Traitement de l 'information par requête.
  • Les requêtes sont à la portée de tout le monde.
  • Mise en ligne des historiques : Accusés de réception de Commande, B.L., Factures, …
  • Création des bases de données de documents : Com, Plans, frn, doc-gen, doc-cpta, doc-inf, doc-mnt, ...

Les questions que vous devez vous poser :

Vos services comptables mettent en moyenne 10 à 30 secondes pour rechercher une écriture comptable, une facture client….

  • Combien en mettent-ils lorsqu'ils recherchent l'image du bon de livraison signé ?
  • Quel temps consacre votre service du personnel pour fournir les copies des feuilles de paye manquantes?
  • Quel temps consacre votre organisation par an pour rechercher les pièces ou courriers qui, à un moment, ont été mal orientés ?
  • Combien vous ont coûté ces dernières années les défauts de confidentialité?
  • Comment ajuster ma stratégie en fonction du nouvel environnement global caractérisé par une surabondance de l'information dans tous les domaines (réglementaire, technique, concurrentiel, etc.) ?

Une réponse :

Face à cette accélération, avec l'assistance d'un conseil spécialisé, mettre en oeuvre des techniques adaptées.

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