Login :
Mot de passe :
mardi 21 nov. 2017
Produits et Services
Ressources
A propos...
leftmenufooter
Orca Solutions
2 rue Louis Blériot
92270 Bois-Colombes
Tél : 06.07.84.75.40
Windev
Webdev
Microsoft dotnet
Oracle
Easy Expense ReportTéléchargez Easy Expense Report


Présentation de la solution

Easy Expense Report a été conçu pour répondre à nos clients, à l'instar de l'ensemble des entreprises d'aujourd'hui, qui ont un nombre croissant de collaborateurs itinérants. Cette situation entraîne une explosion du coût de traitement des notes de frais. De nombreuses études ont été réalisées concernant ce sujet et toutes s'accordent sur une estimation moyenne allant de 45 € à 85 € par collaborateur et par mois, selon la taille de l'entreprise. Les frais professionnels représentent le 3ème poste de dépense des entreprises...

Notre produit est adapté aussi bien aux PME/PMI qu'aux professions libérales et aux artisans. En effet, notre solution permet de satisfaire à l'ensemble des entreprises grâce un traitement de la note de frais entièrement paramétré, notamment le circuit des visas par la hiérarchie. L'utilisation par les experts comptables a été prévue également grâce au mode de fonctionnement "Sociétés Multiples".

Easy Expense Report est une solution facile à mettre en oeuvre dans le système d'information de l'entreprise. Il simplifie la saisie des facturettes et normalise leur traitement, du collaborateur au comptable, en passant par le manager et le contrôleur de gestion. Il élimine le problème de la double saisie, des erreurs de copier-coller dans les feuilles Excel tout en offrant un superbe outil de contrôle des dépenses grâce au système de validation à plusieurs niveaux. Des nombreux tableaux de bords dynamiques sont disponibles en standard, sans coûts suplémentaires.

Pour les grandes entreprises qui possèdent déjà une structure d'aide à la décision, nous avons inclu dans notre solution un générateur de cube "multidimensionnel" basé sur la technologie OLAP. Ce cube fonctionne sur plusieurs technologies du marché "Business Intelligence" actuel. Ce module est optionnel.

Avantages offerts par la solution

Les salariés et dirigeants le l'entreprise ont la satisfaction d'avoir à leur disposition l'outil idéal pour une saisie assistée de leurs dépenses ainsi que le suivi complet du circuit de validation. Si une note de frais est refusée ou bloquée, le collaborateur est immédiatement informé par courrier éléctronique. Les facturettes courantes peuvent être enregistrées comme "modèle" pour être ensuite réutilisées. 

Les notes de frais peuvent être saisies dans le système à tout moment, même si le collaborateur est hors du bureau, grâce au mode "Off Line" ou déconnecté. Nous avons choisi ce principe plutôt que le mode ASP sur un site Web afin de ne pas contraindre nos clients à "exposer" leurs dépenses sur des sites externes. Par ailleurs, avoir une connexion permanente lors des déplacements est une option encore relativement coûteuse à l'heure actuelle, qui viendrait augmenter le coût de traitement qu'on est censé vouloir réduire. Cependant, une interface Web sera proposée en mode ASP dans la prochaine version, début 2007. 

  • Eliminer la double saisie Excel et comptable
  • Mise en évidence des facturettes perdues
  • Circuit de validation à plusieurs niveaux (N+1, vérificateur, comptable)
  • Gestion automatique de la TVA avec possibilité en mode manuel
  • Intégration des cartes d'affaires, chéquier, caisses
  • Impression du bordereaux mensuels version papier ou PDF (GED)
  • Intégration avec les progiciels Paie/PGI (ERP) via échange XML
  • Meilleur rapport qualité-prix du marché, moins couteux à mettre en oeuvre
  • Facilité de prise en main par les utilisateurs
  • Facilité d'installation sans coût de licence SGBDR
  • Intégration possible dans une GED

Fonctionnalités clés

Easy Expense Report s'adapte aux grandes sociétés :

  • Sociétés multiples
  • Devises multiples
  • Langues multiples

Easy Expense Report s'adapte aux modes de gestion de l'entreprise :

  • Forfaits de déplacement par collaborateur
  • Limite de dépense par collaborateur
  • Barème des indemnités kilométriques standard (fiscal) ou personnalisé

Easy Expense Report s'adapte au "Workflow" de validation (circuit des visas) :

  • Manager (N+1) du collaborateur
  • Vérificateur comptable
  • Validation comptabilité
  • Montant autorisé + gestion des autorisations de dépassement
  • Recherches des dépenses selon plusieurs critères
  • Suivi en temps réel de la validation, de la saisie au remboursement

Easy Expense Report gère les rôles et les droits :

  • Confidentialités des informations. Un collaborateur ne voit que ses dépenses alors que le manager voit celles de tous ses subordonnés et que le comptable (ou directeur financier) voit l'ensemble des données.
  • Chaque collaborateur peut confier sa saisie à un/une assistant(e) défini par l'administrateur
  • Connexion à l'outil basé sur l'authentification Windows (signature simple)
  • L'interface utilisateur adaptée aux rôles
  • Délégation du suivi (remplacement, maladie, congés)

Easy Expense Report s'adapte et optimise le contrôle de gestion de l'entreprise :

  • Recherche des anomalies
  • Refacturation des dépenses par client ou dossier
  • Suivi des budgets définis pour les projets (poste "Frais Professionnels")
  • Suivi des budgets par comptes analytiques
  • Récupération de la TVA entièrement paramétrable
  • Synthèse des dépenses par équipe, manager, collaborateur, client, dossier, carte, devise, etc...
  • Recherche des pièces manquantes
  • Gestion des avances permanentes et occasionnelles

Easy Expense Report 2006 est un logiciel de la marque Orcasoft (c) 2005-2006

 

 

 

 

 

 

 

Partenaires
KMSedition
Digicap
Microsoft Partner ISV
IBM